Das war’s, Sie haben soeben Ihren nächsten Vertrag unterzeichnet. Herzlichen Glückwunsch! Diesmal sind Sie mit der Organisation einer Sportveranstaltung betraut. Es ist nicht das erste Mal, dass Sie mit einem solchen Auftrag betraut werden, aber beim letzten Mal waren Sie mit dem Ergebnis nicht ganz zufrieden. Wir von Eventdrive verstehen Sie, denn unzufrieden zu sein ist unter Eventplanern durchaus üblich!
Unser Ziel? Dafür zu sorgen, dass Sie am Ende der nächsten Sportveranstaltung nicht mehr dieses Gefühl der Unzufriedenheit haben. Zu diesem Zweck haben wir eine Liste von Punkten erstellt, die Sie bei der Organisation beachten sollten.
ORGANISATION EINES SPORTEREIGNISSES: PUNKTE, AN DIE SIE DENKEN SOLLTEN
Die Organisation eines Sportereignisses ist nicht irgendeine Aufgabe für einen Organisator. Diese Arbeit erfordert eine gründliche Vorbereitung, die schon sehr früh vor dem Tag der Veranstaltung beginnen muss. Im Folgenden finden Sie eine nicht erschöpfende Liste aller Punkte, die Sie vor Ihrer Veranstaltung prüfen sollten, um ein erfolgreiches Projekt zu gewährleisten.
Prüfen Sie die Vorschriften
Für eine Sportveranstaltung sind zahlreiche Genehmigungen und die Einhaltung mehrerer Vorschriften erforderlich. Daher sollte eine Ihrer ersten Aufgaben darin bestehen, sich bei rechtlichen Institutionen wie dem Rathaus oder der Präfektur der Stadt, in der Sie Ihre Veranstaltung organisieren, zu informieren.
Die Sportveranstaltung muss natürlich angemeldet werden. Sie müssen sich aber auch über alle Vereinbarungen im Klaren sein, die Sie benötigen, um einen reibungslosen Ablauf Ihres Projekts zu gewährleisten. Bitte beachten Sie, dass es manchmal einige Zeit dauern kann, bis Sie die Genehmigungen erhalten, holen Sie sie also im Voraus ein, damit Sie am Tag der Veranstaltung alles in Ordnung haben.
Wenn Ihre Veranstaltung beispielsweise Belohnungen in Form von Sach- oder Geldleistungen vorsieht, die den vom Sportministerium festgelegten Wert überschreiten, müssen Sie Ihre Veranstaltung beim Sportverband für die betreffende Disziplin anmelden.
Stellen Sie sicher, dass Sie gut versichert sind
Ein weiterer sehr wichtiger Punkt bei der Organisation einer Sportveranstaltung ist die Versicherung. Unfälle und Verletzungen Ihrer Teilnehmer sind bei einer solchen Veranstaltung wahrscheinlicher.
Nehmen Sie sich die Zeit, Ihre Versicherungsgesellschaft zu konsultieren und die Bedingungen Ihres Vertrags zu prüfen, um die Risiken im Zusammenhang mit Ihrer Veranstaltung abzudecken. Seien Sie sich bewusst, dass Sie im Falle eines Unfalls am D-Day zur Verantwortung gezogen werden können und die Folgen für Sie oder Ihr Unternehmen katastrophal (und teuer) sein können.
Beachten Sie, dass Ihre Versicherung nicht nur Ihre eigene Haftpflicht abdecken muss, sondern auch die aller Personen, die am D-Day beteiligt sind (Freiwillige, Sportlehrer, Sicherheitsteams usw.).
Vergessen Sie also nicht, vor Beginn der Veranstaltung eine Haftpflichtbescheinigung von allen Gästen unterschreiben zu lassen. Dies ist das Papier, das Ihre Versicherungsgesellschaft von Ihnen verlangen wird.
Ein leistungsstarkes Team aufbauen
Für alle Arten von Veranstaltungen ist es wichtig, sich gut zu umgeben. Sie werden sicher Leute haben, denen Sie vertrauen und mit denen Sie gerne zusammenarbeiten. Das ist perfekt. Vernachlässigen Sie nicht die kleinen Hände, die Ihnen helfen, die letzten organisatorischen Punkte am D-Day zu bewältigen, oder das Sicherheitsteam, das für einen reibungslosen Ablauf des Tages sorgt.
Es ist in der Tat notwendig, einen Ordnungsdienst vor Ort zu haben, denn bei der Organisation einer Sportveranstaltung kann es schnell zu Spannungen kommen.
Es ist auch notwendig, ein medizinisches Team vor Ort zu haben, um eventuelle Verletzungen zu heilen. Wir raten Ihnen auch, am D-Day einige Spezialisten wie Massagetherapeuten oder Osteopathen hinzuzuziehen. Diese Art von Aufmerksamkeit wird von den Teilnehmern immer sehr geschätzt.
Besorgen Sie Qualitätsmaterial
Wenn wir mit Ihnen über die technische Ausrüstung sprechen, die Sie am Tag Ihrer Veranstaltung benötigen, denken wir in der Regel an einen Videoprojektor und ein Mikrofon. Sicherlich werden Sie diese Ausrüstung am Tag Ihrer Sportveranstaltung benötigen, aber wir sprechen heute von einer anderen Art von Ausrüstung.
Bei der Organisation einer Sportveranstaltung ist es notwendig, eine spezielle Ausrüstung zu beschaffen. Das kann alles sein, von Fußbällen über Tischtennisplatten bis hin zu Volleyballnetzen: Es hängt alles von der Veranstaltung ab, die Sie planen. Nicht jeder hat diese Art von Ausrüstung in seinem Schrank! Wenn Sie dagegen eine Partnerschaft mit Sportgeschäften eingehen, können Sie am Tag der Veranstaltung beliefert werden und erhalten im Gegenzug eine maximale Sichtbarkeit Ihrer Marke.
Sie können auch mit Sportverbänden Kontakt aufnehmen. Diese verfügen oft über eine große Menge an professioneller Ausrüstung, die sie bereit sind, zur Verfügung zu stellen. Der doppelte Vorteil? Die Mitglieder von Sportverbänden sind sehr oft gute Kandidaten für Sportveranstaltungen, sowohl als Teilnehmer als auch als Zuschauer.
Vergessen Sie nicht, dass alle Sportgeräte, die Sie Ihren Teilnehmern zur Verfügung stellen, den geltenden Vorschriften entsprechen müssen.
Wissen, wie man kommuniziert
Bei der Organisation einer Sportveranstaltung sollte die Kommunikation vor Ort nicht vergessen werden. Ihr Ziel? Natürlich Teilnehmer zu gewinnen, aber auch ein Publikum. Ein Sportereignis kann ohne die dazugehörige Atmosphäre nicht erfolgreich sein, also müssen Sie sich die Zeit nehmen, 2 Arten von Publikum zu gewinnen. Aus diesem Grund müssen Sie den Ort, an dem Ihre Veranstaltung stattfindet, bekannt machen.
Dazu können Sie sich an die örtliche Presse wenden, aber auch Flyer in örtlichen Geschäften auslegen.