Wenn man für eine Veranstaltung vor Ort ist, weiß man nie, was passieren könnte, denn trotz monatelanger Besprechungen, Pläne und Zeitvorgaben taucht unweigerlich irgendetwas Unbekanntes auf, von dem man nicht einmal im Traum daran gedacht hat, dass man sich darauf vorbereiten muss. Aber hätten Sie das tun können?
Wir haben alle gelernt, über die Hürden zu springen und auf den Füßen zu landen (und dabei makellos auszusehen), aber im Laufe der Jahre, in denen wir eine Veranstaltung nach der anderen produziert haben, haben wir auch einige offensichtliche und nicht so offensichtliche Dinge gelernt, die Sie immer in Ihrer Eventbox haben sollten. Es muss keine große Box sein, eine einfache 12-Gallonen-Kiste reicht völlig aus.
Die „in-a-pinch“-Planungsgegenstände, die Sie zu einer Veranstaltung mitbringen müssen.
1. Bringen Sie ein Verlängerungskabel zu Ihrem Veranstaltungsort mit
Je nach Veranstaltungsort, ob drinnen oder draußen, kann es nie schaden, ein eigenes Verlängerungskabel dabei zu haben. Es ist schon vorgekommen, dass Veranstaltungsorte unserem Team oder unseren Kunden zusätzliche Verlängerungskabel in Rechnung stellen wollten, oder sie hatten einfach nicht genug eigene Kabel. Mit einem eigenen Kabel lassen sich beide Probleme entschärfen. Vergewissern Sie sich nur, dass Sie Ihren Namen an das Ende kleben, das dem Stecker am nächsten ist, damit es nicht mit den Sachen von jemand anderem weggepackt wird.
2. Bringen Sie einen Mini-Werkzeugkasten zu Ihrer Veranstaltung mit.
Können wir es reparieren? Ja, das können wir! Wenn man Minuten vor Beginn einer Veranstaltung herumrennt, kann es passieren, dass jemand etwas umstößt. Glauben Sie uns, das kommt vor. Und niemand ist schuld daran. Aber wenn die Wartung schwer zu erreichen ist, ist es gut, einen Mini-Werkzeugkasten mit Hämmern, Schraubenziehern, Kabelbindern, Nägeln usw. zur Verfügung zu haben, um eine schnelle Reparatur durchzuführen.
3. Bringen Sie eine Bluetooth-Stereoanlage für Ihre Veranstaltung mit
Einen Bluetooth-Lautsprecher schleppen Sie hauptsächlich mit sich herum, um sich selbst und Ihre Verkäufer zu unterhalten, während Sie aufbauen. Es könnte jedoch der Zeitpunkt kommen, an dem Sie ihn bei technischen Schwierigkeiten für einen größeren Zweck einsetzen müssen. Legen Sie einfach eine Spotify-Wiedergabeliste zur Einstimmung auf Ihre Veranstaltung an, koppeln Sie ihn mit Ihrem Telefon, und schon ist das Problem gelöst. Und niemand braucht es zu wissen¦.
4. Bringen Sie einen faltbaren Dolly zu Veranstaltungen mit
Das Schleppen von Kisten mit Waren kann körperlich anstrengend sein, vor allem, wenn es sich um einen großen Veranstaltungsort handelt. Die meisten Veranstaltungsorte haben zwar Rollwagen oder Karren zur Verfügung, aber man weiß nie, wann man einen zusätzlichen braucht, weshalb wir empfehlen, einen eigenen mitzubringen. Unser Team empfiehlt und verwendet diesen kleinen Wagen hier, der sich leicht zusammenklappen lässt und auch in kleinen Räumen in Ihrem Büro Platz findet.
5. Bringen Sie ein extra schickes Outfit für Veranstaltungen mit
Nein, hier geht es nicht darum, dass Sie vor dem Spiegel eine Auswahl an Kleidern haben oder sich entscheiden müssen, was Ihnen an diesem Tag am besten steht. Ich empfehle Ihnen, dieses Kleidungsstück aus Erfahrung in der Nähe zu haben. Lassen Sie mich zwei Geschichten mit Ihnen teilen:
Vor ein paar Jahren organisierten wir eine Galaveranstaltung für mehr als 1.000 Personen, darunter Ärzte, lokale Würdenträger und Führungskräfte aus der obersten Führungsebene: eine Galaveranstaltung mit Smoking. Zum Glück legten wir die Anzugszeit für unser Team einige Stunden vor der Veranstaltung fest, denn als meine Event-Koordinatorin auf die Toilette ging, beschloss der Reißverschluss ihres Kleides, dass dies der richtige Zeitpunkt war, um sich zu verklemmen. Als eine andere Mitarbeiterin sie aus meinem Kleid herausschnitt (Gott sei Dank gibt es eine robuste Schere!), reichte ihr ein anderes Teammitglied ein Ersatzkleid, das glücklicherweise passte. Problem vermieden.
Während einer Gala, die kürzlich stattfand, organisierte unser Team eine Benefizveranstaltung für einen gemeinnützigen Zweck in einem sehr gehobenen Lokal. Keine Jeans, keine Krawatte, kein Eintritt. Als wir kurz vor dem Einlass waren, tauchte ein Mitglied der Band an der Eingangstür auf – in sehr schönen Jeans, aber eben in Jeans. Trotz Bitten und Flehens wurden die Mitarbeiter an der Eingangstür angewiesen, ihn gemäß ihrer Kleiderordnung nicht hereinzulassen. Da kam die zusätzliche Anzughose meines Teammitglieds zur Rettung! Wir hatten ihn im Nu beim Soundcheck